Specialist in web-based Document Processing

Op gemeentes komt een steeds grotere hoeveelheid werk af - soms meer dan nu al behapbaar is. Anderzijds verwachten burgers en bedrijven tegenwoordig een steeds betere en snellere dienstverlening. Plaats dat ook nog eens in de huidige tijd, waarin bezuinigen een noodzaak is, en we kunnen spreken over een bijzonder groot spanningsveld. De enige oplossing is efficiënter werken.

Dat kan. Met de slimme oplossingen van MagSoft.

Zaakgewijs werken

Zaakgewijs werken is het werken op basis van een zaak. Niet het afwerken van de individuele brief of het telefoontje staat centraal. Of het volgen van de juiste procedure. Maar het behandelen van de zaak staat centraal. Een vergunning voor een evenement. Het verlengen van het rijbewijs. Dat is de zaak. Daar is de burger of het bedrijf in geïnteresseerd.

Wat is er nodig voor zaakgewijs werken
Een zaaksysteem: een systeem dat gebruikt wordt voor het zaakgewijs behandelen van (elektronische) post, telefoon en alle andere klantcontacten. Zo’n systeem bestaat uit een aantal onderdelen:

1.    Digitale registratie

Waarin documenten worden gedigitaliseerd, e-mails worden verzameld, webformulieren vastgelegd, telefoongesprekken genoteerd en als Zaak worden geregistreerd. Hierbij is niet het document, maar is het proces, vertaald naar het begrip Zaak, leidend.

2.    Digitale verwerking

Waarin een Zaak wordt toegewezen aan een GEMMA Zaaktype. Een Zaaktype geeft aan Wat de Zaak betreft. Het benoemt in feite het werkproces.
Een document wordt altijd gekoppeld aan een bestaande Zaak of, als dat niet mogelijk is, aan een nieuwe Zaak. De voorkeurswerkwijze hierbij is die waarbij eerst de Zaak wordt geregistreerd en daarna pas het document.

Behandel- en procesgegevens (metadata) worden vastgelegd op het niveau van de Zaak (en niet op het niveau van het document). Metadata zijn dingen als behandelaar, tijdigheid, mogelijke uitkomsten, bewaartermijnen, etc. Deze worden in het Zaaksysteem gebruikt voor sturing en bewaking. Een Zaak kan eenvoudig gevolgd worden door alle betrokkenen.

3.    Digitale archivering

Overheidsorganisaties, dienen verantwoording te kunnen afleggen over hun handelen. Elke Zaak leidt tot één dossier. Een dossier ontstaat bij de uitvoering van een proces. In een Zaakdossier zitten alle relevante documenten netjes geordend. Context is binnen het aspect van verantwoording een kernbegrip. Door de documenten compleet en in de juiste chronologische volgorde bij elkaar te brengen en te houden, wordt de context van het handelen duidelijk.

Toepassingen

MagSoft biedt ORION Xerver aan als hulpmiddel voor het zaakgewijs werken. ORION Xerver is op verschillende manieren inzetbaar.

ORION Xerver voor Midoffice

Hiermee kunt u documenten automatisch verwerken en ze samen met de gegevens aan uw midoffice toevoegen (NORA, GEMMA, RBGZ). De documenten worden gekoppeld aan het betreffende zaaktype (ZKTC) en zijn dan direct op de (flex)werkplek van uw medewerkers opvraagbaar en kunnen daar verder binnen een zaaksysteem verwerkt worden, zoals van Differs, DBS, BCT, Decos, Circle, etc.

ORION Xerver voor Microsoft SharePoint®

Met ORION Xerver kunnen uw documenten automatisch verwerkt en opgeslagen worden in MS SharePoint. Dit is hét Document Management Systeem voor alle MS Office bestanden en toepassingen. Hierin kunt u documenten met anderen delen en ze snel en eenvoudig terugvinden met een standaard internet browser.

ORION Xerver met Déjà Vu

ORION Déjà Vu is een revolutionaire nieuwe software module voor het herkennen van documenten en het analyseren van data. Tijdens het gebruik wordt een knowledge base aangelegd over de verwerkte documenten, zodat ORION Déjà Vu precies weet hoe specifieke gegevens gevonden kunnen worden en de resultaten steeds beter worden. Ideaal voor bijvoorbeeld het verwerken van facturen.