ORION Xerver functies

Met ORION Xerver kunt u documenten vanuit verschillende bronnen automatisch verzamelen, classificeren, verwerken en verdelen naar bijvoorbeeld MS SharePoint.

Het is een centrale back-end server en bestaat uit verschillende onderdelen:

COLLECT

 Het verzamelen van de documenten: scans, email, faxen, output, webforms, etc

Waar documenten vandaan binnenkomen, de Collect modules zijn in staat om deze documenten uit een veelheid van bronnen te verzamelen: kleine of grote scanners, netwerk faxen, multi-function devices, e-mail servers, of direct vanuit applicaties. Daarbij kunnen losse bladzijden worden samengevoegd tot documenten, of juist gesplitst in documenten.

PROCESS

 Het automatisch verwerken van de documenten

Na inname van de documenten kunnen deze automatisch worden verwerkt door een of meerdere achtergrond processen op de server.

Enkele van de belangrijkste Process modules zijn:

  • Classify - het classificeren, sorteren van documenten naar specifieke documentsoorten
  • Déjà Vu - het verzamelen van gegevens uit gestructureerde of semi-gestructureerde documenten
  • Prosar - het verwerken van ongestructureerde documenten

Daarnaast zijn er processen voor het herkennen van barcodes, het scheiden van stapels documenten is individuele doucmenten, het verbeteren van de beeldkwaliteit, het splitsen van pagina's, en meer.

VALIDATE

 Het verwerken van documenten en gegevens via web-based workflow en werkbakjes

In de Validate stap kunt u gegevens controleren, corrigeren en toevoegen, voordat deze naar andere systemen worden doorgezet. Dit gebeurt met behulp van workflows met automatische en handmatige stappen. Bij de handmatige stap krijgt een gebruiker het document en de gegevens getoond in een webformulier in een standaard web browser.
Daarbij kunt u gebruik maken van allerlei hulpmiddelen, zoals velden met een lijstje met standaardwaarden, database controles, database zoekvelden, defaultwaarden, etc., die het makkelijk maken om de gegevens snel te controleren en fouten te voorkomen. Deze gegevens worden als metadata gekoppeld aan het document.

TRANSFORM 

Het omzetten naar andere formaten van de documenten en gegevens

De Transform module kan, per documentsoort, documenten en gegevens van omzetten naar verschillende formaten, zodat u de vele variaties van formaten waarin de documenten binnenkomen kunt standaardiseren naar de formaten die voor uw omgeving het meest geschikt zijn. Zo kunt u bijvoorbeeld TIFFs (scans en faxen) die in allerlei scherptes (dpi) binnenkomen, om laten zetten naar PDFs van 200 dpi. Dit verbeterd de grootte en uitwisselbaarheid van het document.
De gegevens kunt u opzetten naar een van de vele standaard XML formaten of specifieke applicatie transactiebestanden.

DELIVERY

 Het distribueren van de documenten en gegevens naar externe systemen

Al uw digitale document in een folder 'gooien' is echter meestal niet zinvol. U wilt ze snel en eenvoudig kunnen terugvinden. U wilt ze koppelen aan uw financiële toepassing of ander informatiesysteem.

Met ORION Xerver kunt u documenten automatisch laten opslaan in bijvoorbeeld Exact Globe of e-Synergy, MS Dynamics, MS SharePoint of een andere file server, Workflow of Document Management systeem. Aan de hand van de gegevens of metadata worden de documenten dan automatisch gescheiden en kunnen ze op de juiste plaats worden opgeslagen. De gegevens kunnen in een XML of CSV bestand worden opgenomen, zodat ze door externe applicaties gebruikt kunnen worden.