Na het scannen van de documenten kunnen er indexwaarden (metadata) aan ieder document toegevoegd worden.

Deze indexwaarden dienen om de documenten later weer snel en eenvoudig te identificeren en terug te vinden.

Het invoeren van metadata kan, als men dit handmatig zou moeten doen, een tijdrovende activiteit zijn. Immers, ieder document moet bekeken worden en van één of meerdere indexwaarden voorzien worden. Gelukkig zijn er een aantal technieken die kunnen worden ingezet om dit eenvoudig of  zelfs automatisch uit te kunnen voeren:

• Selectielijsten - een lijst met mogelijke waarden waaruit gekozen kan worden. Deze lijst kan vooraf worden geconfigureerd of dynamisch worden gevuld door een database koppeling.
  
• Checkboxen - een veld dat eenvoudig kan worden aangeklikt.
• Sticky - een veld kan de vorige ingevulde waarde vasthouden, bijvoorbeeld bij het invoeren van een aantal documenten voor eenzelfde klant of dossier.
• Barcode herkenning - een veld dat automatisch kan worden gevuld door een waarde die bij het scannen of importeren vanuit een barcode herkend wordt.
  
• Database koppelingen - een veld dat automatisch kan worden gevuld door een waarde die vanuit een eigen database opgehaald wordt.
• OCR of ICR - een veld dat automatisch kan worden gevuld door een waarde die middels een ocr zone of ocr regel herkend wordt.

Door middel van deze technieken is het indexeren snel en eenvoudig uit te voeren.