Scanning On Demand

In plaats van het scannen van alle oude documenten, kunt u ook besluiten om gebruik te maken van Scanning On Demand.
Scanning On Demand kent twee vormen: vooraf en achteraf.

Vooraf
Hierbij wordt uw archief geïnventariseerd, geïndexeerd en overgenomen. De indexen worden wél een onderdeel van uw Document Management systeem, maar de documenten zelf niet.

Wanneer nu iemand een document opvraagt dat nog niet digitaal is, krijgt hij hiervan een melding. Ook onze scan-operators krijgen een melding. Zij halen het document of documentset (dossier) uit het archief en scannen het direct. De gescande documenten zijn direct na het scannen beschikbaar. De aanvrager krijgt hier ook een melding van.

Hoe lang de wachttijd tussen de aanvraag en het beschikbaar zijn is, ligt aan uw Service Level Agreement: dat kan zijn van enkele minuten tot bijvoorbeeld next-business-day.

Achteraf
Hierbij wordt het dossier of het document bij terugkomst in het archief gescand. Hierdoor is het bij een volgende opvraging digitaal.

De voordelen zijn duidelijk:

• geen grote investering in een conversie vooraf;
• geen investering in het scannen van documenten die nooit meer worden opgevraagd;
• ook de oude documenten zijn beschikbaar voor digitale verwerking;
• u bespaart tijd;
• u bespaart ruimte.

Papieren documenten worden gescand (in zwart-wit of kleur) en omgezet in TIFF, JPEG of PDF documenten, dé standaarden voor Document Management Systemen.

Tijdens het scan proces kunnen we zorgen voor het toevoegen van indexwaarden waarmee de documenten later kunnen worden teruggezocht. Dit kan handmatig gebeuren of automatisch door gebruik te maken van geavanceerde barcode, OCR, ICR of database technieken.