Optimaal debiteurbeheer

Wanneer uw klanten laat of helemaal niet betalen gaat dit ten koste van uw liquiditeit en winstresultaat. Het vraagt tijd en inspanning om debiteuren te herinneren en te manen. Medewerkers moeten uw debiteuren nabellen. En als dat allemaal niet werkt, moet u overgaan tot incasso.

Document Management en Workflow kan u daarbij goede diensten bewijzen en veel kosten besparen:

Facturen met bijlagen

De eerste stap is bij het factureren zelf. Vaak gebruiken klanten het excuus dat de factuur "niet duidelijk" is. Dit kunt u voorkomen door bij de factuur een kopie van de oorspronkelijke bestelling en de afleverbon bij te sluiten. Door deze documenten te scannen, iets wat toch zou moeten gebeuren, kunnen ze automatisch als bijlagen bij de factuur worden afgedrukt en meegestuurd. De klant ziet zijn oorspronkelijke bestelling en het bewijs van afleveren.

>Herinneringen met bijlagen

Dezelfde methode kunt u hanteren bij herinneringen. "Factuur niet ontvangen" werkt niet meer als u automatisch een kopie van de factuur met de herinnering meestuurt.

Bewaking

Met Workflow kunt een procedure automatiseren en bewaken. Het Workflow systeem kan daarbij nauw samenwerken met uw financiële systemen. Een aantal stappen kunnen automatisch afgehandeld worden, andere stappen worden via "postbakjes" door medewerkers verwerkt.

Het grote voordeel van een Workflow systeem versus de debiteurenbewaking procedure die al vaak in de financiële toepassing zit, is dat een Workflow systeem over meerdere toepassingen, meerdere afdelingen en zelfs over meerdere organisaties de procedure kan beheren en bewaken.

Correspondentie, aantekeningen, etc.

Ook kunt u met het systeem al uw correspondentie en die van de klant laten vastleggen. Een brief van een klant wordt gescand en er kan al automatisch een ontvangstbevestiging worden gestuurd. Natuurlijk kunnen ook faxen en e-mails worden opgenomen. Het systeem bewaakt dan de behandeling en beantwoording van de correspondentie.

Document Management en Workflow systemen zijn geen CRM of Klanten Informatie systemen, maar u kunt wel gespreksnotities, besprekingverslagen of bezoekrapporten vastleggen. Of uw CRM systeem aan de Document Management of Workflow koppelen.

Incasso

En als het dan toch op incasso aankomt, dan heeft u dankzij het Document Management en Workflow systeem een compleet dossier, inclusief alle correspondentie, aantekeningen, data, etc. De kans op een succesvolle incassoprocedure is daarmee ook veel groter.