Regelgeving over het bewaren van documenten

Elk bedrijf is wettelijk verplicht om specifieke documenten te bewaren. Daarbij moet u rekening houden met een veelheid van wetten en instanties. U zult voor alle documentsoorten binnen uw bedrijf een bewaartermijn vast moeten stellen. Hier vind u de algemene bewaartermijnen.

Het Burgerlijk Wetboek legt aan iedereen die een bedrijf of zelfstandig beroep uitoefent, de verplichting op gedurende 7 jaar aantekening te houden van zijn vermogenstoestand en alles wat het bedrijf aangaat. Verder wordt in dit wetboek ook geregeld hoe lang rechten en plichten gelden binnen allerlei overeenkomsten. Hieruit vloeien indirecte bewaarverplichtingen voort van respectievelijk 5, 20 en 30 jaar.

De Algemene Wet Rijksbelastingen verplicht iedereen die een bedrijf of zelfstandig beroep uitoefent, om gedurende 7 jaar alle documenten te bewaren betreffende de rechtspositie van het bedrijf en de heffing van de belastingen.

De Wet op de Omzetbelasting verplicht tot het bewaren van die documenten uit de administratie voor een periode van 9 jaar die te maken hebben met de BTW-heffing op rechten en verplichtingen voortvloeiende uit onroerende goederen.

De Wet Persoonsregistratie (straks Wet bescherming Persoonsgegevens) regelt onder andere hoe lang persoonsgegevens bewaard mogen worden. In principe moeten twee jaar na beëindiging van de relatie alle betreffende gegevens worden vernietigd.

Er zijn verder wetten die specifiek van toepassing zijn op de branche waarin uw bedrijf werkzaam is of op de werkzaamheden die door uw bedrijf worden uitgeoefend. Om tot een juist overzicht van de daarin genoemde bewaartermijnen te komen, is het noodzakelijk deze wetten na te zien.