Leveranciers facturen

Als uw crediteuren administratie honderden facturen per maand te verwerken heeft, dan weet u hoeveel werk het is (en geld het kost!) om die stapels documenten te verwerken en te volgen.

Zelfs met de effectiviteit die MS Dynamics NAV vandaag levert, zijn de inspanningen in tijd en geld enorm. De uren die mensen besteden aan  het verwerken, kopiëren, rondsturen, opvolgen, nabellen, archiveren van de facturen, de ruimte, de organisatie, etc.

En dan nog:

• Budgethouders en controllers kunnen facturen niet inzien zonder deze bij de administratie op te vragen (of kopie-archieven bij te houden!)
• Facturen die "kwijt" zijn kunnen het hele financiële proces ophouden
• Het zoeken naar "verloren" facturen kost uren
• Voor het opvragen van oude facturen, die vaak belangrijke informatie of aantekeningen bevatten, moet men naar het archief.

De integratie van documenten -- niet alleen facturen -- is nog nooit zo eenvoudig geweest met Navision.

Hoe werkt het?

Bij de ontvangst van de factuur opent u de envelop, verwijdert nietjes en paperclips en plakt een barcode sticker op de factuur.  Hiervoor kunt u gebruik maken van eigen barcode labels, een kleine sticker printer, of bijvoorbeeld Post-it eFlags, unieke, voorgedrukte, barcode stickers die door 3M gemaakt worden.

Vervolgens voert u de factuur, net als nu, gewoon in. Daarbij neemt u het unieke barcode nummer mee als boekstuknummer of documentnummer.

Met de ORION ScanIT software kunt u één of meerdere keren per dag een stapel facturen scannen. Daarbij wordt door ORION ScanIT het nummer in de barcode herkend. Dit nummer wordt ook de naam van het document en is daarmee direct gekoppeld aan de Navision transactie.

Tevens wordt de barcode gebruikt voor het logisch van elkaar scheiden van de documenten. Een factuur bijvoorbeeld wordt dan, samen met alle bijlagen, opgeslagen als één PDF document. De software zorgt ook voor het versturen naar en opslaan van de facturen op de Navision server.

Wanneer nu iemand in de organisatie de factuur wil bekijken, dan zoekt deze via één van de standaard Navision functies naar de factuur en klikt op de "Toon document" knop. De factuur wordt dan direct getoond.