De eerste stap bij het digitaliseren is altijd het omzetten van de documenten van papier naar een digitaal beeld. Dit gebeurt door middel van het scannen van de documenten.

Hiervoor maken we gebruik van professionele scanners van Kodak, Canon, Fujitsu, Panasonic en andere gerenommeerde leveranciers. Deze scanners verwerken documenten met een snelheid van 10 tot 250 documenten per minuut.

Papieren documenten worden gescand en intern omgezet in TIFF plaatjes, dé standaard voor Document Imaging Systemen. Vervolgens kunnen de scans worden verwerkt en opgeslagen als PDF, PDF/A, TIFF of JPEG.

Het beste resultaat wordt bereikt met het scannen in combinatie met Virtual Rescan (VRS) van Kofax of iTresholding van Kodak. Dit zijn geavanceerde technieken om van iedere scan een perfect leesbaar plaatje te maken.

Adobe PDF

Het Portable Document Format, of kortweg PDF, is sinds ongeveer 1993 een de facto standaard voor de uitwisseling van elektronische documenten en formulieren die in hun oorspronkelijke vorm gereproduceerd moeten kunnen worden. PDF is een universele bestandsindeling waarmee lettertypen, afbeeldingen en lay-out van elk willekeurig brondocument behouden blijven, ongeacht het programma of het platform waarmee het document werd gemaakt.

Een voordeel van een PDF-bestand is dat het — in tegenstelling tot bijvoorbeeld een Word-document — op elke printer er hetzelfde uit zal zien. Ook kan een PDF-bestand op alle platformen bekeken en/of bewerkt worden; het is dus niet platformafhankelijk.

De PDF-indeling is ontwikkeld door Adobe. Naast het overkoepelende PDF-formaat bestaan er ook verscheidene subsets die uitgewerkt zijn (of worden) als ISO-standaard:

• PDF/X: de X staat voor eXchange; een PDF/X-document kan in principe door elke drukkerij verwerkt worden. Dit houdt bijvoorbeeld in dat enkel CMYK-kleuren gebruikt mogen worden, dat alle fonts in de PDF aanwezig moeten zijn, dat het document niet versleuteld mag zijn, en zo verder.
• PDF/A: de A staat voor Archiving; dit is het formaat dat bedoeld is om PDF-documenten te archiveren. Naast een aantal vereisten die heel gelijkaardig zijn aan die voor PDF/X, is het ook vereist dat het document over voldoende metadata beschikt in het XMP-formaat. Een speciaal type van PDF/A vereist ook dat de PDF tagged is.
• PDF/E (in ontwikkeling): de E staat voor Engineering
• PDF/UA (in ontwikkeling): UA staat voor Universally Accessible
• PDF/H (in ontwikkeling): H staat voor Healthcare